Alumni association KOUJIN of Department of Medicine at Hiroshima Univercity

個人情報の利用につきまして

個人情報保護規程

目次
第1章 総則(第1条―第3条)
第2章 個人情報の取得(第4条)
第3章 個人情報の利用目的等(第5条―第7条)
第4章 個人情報の適正管理(第8条―第11条)
第5章 保有個人データの開示・訂正(第12条―第13条)
第6章 組織・体制(第14条―第16条)
第7章 監査(第17条)
第8章 個人情報の廃棄(第18条)
第9章 罰則(第19条)
第10章 雑則(第20条)
附則

第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は, 広島大学医学部医学科広仁会(以下「当会」という。)における,個人情報の保護に関する法律及びその他法令・規範等を遵守し,機構が保有する個人情報の保護を適切に行うため,必要な基本的な事項を定めるものである。
(対象)
第2条 当会において,その全部又は一部がコンピュータの自動的手段又は手作業により処理されている個人情報であって,組織的に保有する個人情報データベース等の全部又は一 部をなすものを対象とする.
(定義)
第3条 この規程において,次の各号に掲げる用語の意義は,当該各号に定めるところによる。
(1) 個人情報
生存する個人に関する情報であって,当該情報に含まれる氏名,生年月日その他の記
述等により,特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合すること ができ,それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)をい う。
(2) 個人データ
個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
(3) 保有個人データ
当会が,開示,訂正,追加,削除,利用の停止及び第三者への提供の停止を行うことの できる権限を有する個人データをいう。ただし,その存否が明らかになることにより, 本人又は第三者の生命,身体又は財産に危害が及ぶおそれがあるもの,違法若しくは 不当な行為を助長し,又は誘発するおそれがあるもの以外をいう。
(4) 本人
個人情報によって,識別される特定の個人をいう。
(5) 個人情報管理責任者
会長により選任され,個人情報保護のための業務について,総括的責任と権限を有する者をいう。
(6) 個人情報管理者
個人情報管理責任者により選任され,当会において個人情報保護のための業務につ いて,統括的責任と権限を有する者をいう。
(7) 個人情報取扱担当者
個人情報管理者により選任され,個人情報のコンピュータへの入力・出力,個人情報を記載した帳票等の保管・管理をする者をいう。
(8) 個人情報監査責任者
個人情報に関する監査を実施する権限を有する者をいう。
(9) 預託
当会以外の者にデータ処理等の委託のため,当会が保有する個人情報を預けることをいう。
(10) 職員
当会の役員(常勤)及び当会の指揮・監督下で当会の業務に従事する者をいう。

第2章 個人情報の取得
(取得の原則)
第4条 当会は,個人情報を取得するときは,取り扱う業務の目的を明確に定め,目的の達成に必要な範囲内で,適法かつ公正な手段により,取得しなければならない。
2 当会は,個人情報を取得する場合は,本人から取得しなければならない。ただし,次の各号のいずれかに該当するときは,この限りでない。
(1) 法令等の規定に基づいて,取得するとき。
(2) 本人の同意に基づいて,取得するとき。
(3) 人の生命,身体又は財産の保護のため,緊急かつやむを得ないと認めて,取得するとき。 (4) 所在不明,心身の故障等の理由により,本人から取得することができないとき。
3 当会は,思想,信条及び信教に関する個人情報並びに社会的差別の原因となるおそれのある個人情報を取得してはならない。

第3章 個人情報の利用目的等
(利用目的の特定)
第5条 当会は,個人情報を取り扱うに当っては,その利用目的をできる限り特定しなければならない。
(利用目的)
・お問い合わせに対するお返事のため
・お問い合わせ内容の確認など、メールやお電話によるお問い合わせのため
(利用目的の制限)
第6条 当会は,あらかじめ本人の同意を得ないで,前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて,個人情報を取り扱ってはならない。
2 当会職員は,業務上知り得た個人情報の内容をみだりに第三者に知らせ,又は不当な目的に利用してはならない。その業務に係る職を退いた後も,同様とする。 (利用目的の通知)
第7条 当会は,個人情報を取得した場合は,あらかじめその利用目的を公表している場合を除き,速やかにその利用目的を,本人に通知又は公表しなければならない。
2 当会は,利用目的を変更した場合は,変更された利用目的について,本人に通知又は公表しなければならない。ただし,次に掲げる場合については,適用しない。
(1) 利用目的を本人に通知又は公表することにより,本人又は第三者の生命,身体,財産その他の権利利益を害するおそれがある場合。
(2) 利用目的を本人に通知又は公表することにより,当法人の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合。
(3) 国の機関又は地方公共団体が,法令の定める事務を遂行することに対して,協力する 必要がある場合であって,利用目的を本人に通知又は公表することにより,当該事務 の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合。

第4章 個人情報の適正管理
(正確性の確保)
第8条 当会は,利用目的の達成に必要な範囲内で,個人データを正確かつ最新の内容に保つよう努めなければならない。
(安全性の確保)
第9条 当会は,取り扱う個人データの漏えい,滅失又はき損の防止その他の個人データの安全管理のために,必要かつ適切な処置を講じなければならない。また,個人データを取り扱う職員に対して,その安全管理のために,必要かつ適切な監督を行うものとする。
(預託に関する措置)
第10条 当会は,個人データ等の処理の全部又は一部を預託する場合は,委託契約において個人データの安全管理に関し,受託者が講ずべき措置を明らかにしなければならない。なお,受託者に対して,必要かつ適切な調査・監督を行うものとする。
(第三者への提供)
第11条 当会は,次の各号に掲げる楊合を除くほか,あらかじめ本人の同意を得ないで,個人データを第三者に提供してはならない。
(1) 法令に基づく場合。
(2) 人の生命,身体又は財産の保護のために必要がある場合であって,本人の同意を得ることが困難である場合。
(3) 当会の権利または正当な利益を害するおそれがある場合。
(4) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が,法令の定める事務を遂行することに対して,協力をする必要がある場合であって,本人の同意を得ることによ り当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合。

第5章 保有個人データの開示・訂正
(開 示)
第12条 当会は,本人から当該本人の保有個人データについて,書面(別紙1)により,開示を求められたときは,本人であることを示す書類で確認の上,本人に対し速やかに開示をしなければならない。ただし,開示することにより,次の各号のいずれかに該当する場合は, その全部又は一部を開示しないことができる。
(1) 本人又は第三者の生命,身体又は財産その他の権利利益を害するおそれがある場合。
(2) 当会の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合。
(3) 他の法令に違反することとなる場合。
2 開示は書面(別紙2)により,行うものとする。ただし,開示を求めた者の同意があるときは,書面以外の方法で開示することができる。
3 当会は,前項の規定に基づき,開示を求められた保有個人データの全部又は一部について,開示しない旨の決定をしたときは,本人に対し速やかにその旨を書面(別紙3)により,通知しなければならない。 (訂正)
第13条 当会は,開示の結果,書面(別紙4)により,内容の訂正(追加,削除,利用の停止を含む。以下同じ。)を求められた場合には,利用目的の達成に必要な範囲内で,速やかに調査を行い,その結果に基づき,内容の訂正を行わなければならない。
2 当会は,前項の規定に基づき,開示を求められた保有個人データの全部又は一部について, 訂正を行ったとき,又は訂正を行わない旨の決定をしたときは,本人に対し速やかにその旨を書面(別紙5,別紙6)により,通知しなければならない。

第6章 組織・体制
(個人情報管理責任者)
第14条 個人情報管理責任者は,個人情報の保護についての総括的責任と権限を有する責任者であって,当法人に個人情報管理者を選任し,必要な個人情報保護についての業務を行わせ,これを管理・監督しなければならない。
2 個人情報管理責任者は,個人情報の取り扱いに関する苦情・相談を受け付けて対応する窓口を当法人に設置して,その責任者に個人情報管理者を選任し,適切かつ迅速な処理に努めなければならない。
(文書の管理)
第15条 個人情報管理責任者は,この規程に基づき,作成される文書(電磁的記録を含
む。)を管理しなければならない。
(研修の実施)
第16条 個人情報管理責任者は,職員等に対して,必要な研修を実施するものとする。

第7章 監査
(監査の実施)
第17条 個人情報監査責任者は,必要に応じて,当会が保有する個人情報が,適切に管
理・運用されているかを監査するものとする。

第8章 個人情報の廃棄
(廃棄)
第18条 個人情報を記録した文書を廃棄する場合は,シュレッダー等にかけて,読み取
り不能にした上で,信頼できる廃棄物処理業者に廃棄を委託する。
2 個人情報を記録したコンピユータ,記憶媒体を廃棄するときは,個人情報を完全に消去するか記憶媒体を物理的に破壊してから廃棄する。
3 個人情報を記録したコンピュータを他に転用するときは,個人情報を完全に消去してから転用する。
4 個人情報の廃棄作業は,個人情報取扱担当者が実施するものとする。

第9章 罰則
(罰則)
第19条 当会は,この規程に違反した職員に対して,就業規則に基づき懲戒を行わなけ
ればならない。
2 懲戒の手続きは,「広島大学医学部医学科広仁会就業規則」に定めるものとする。

第10章 雑則
(その他)
第20条 この規程に定めるもののほか,この規程の実施に必要な事項は,会長が定める
ものとする。

附則
(施行日)
この規程は,平成 28年 7月 21日から施行する。